Overslaan en naar de inhoud gaan
Uitzicht op een stad.

De ideale intranet website

Schermafbeeldingen van het intranet van het Planbureau voor de Leefomgeving.

"Van Eldijk heeft ons uitstekend geholpen met het opzetten van de nieuwe intranet omgeving inclusief het overzetten van alle content uit de oude intranet website. De verwachtingen zijn meer dan waar gemaakt. We hebben nu een 100% open source website, die door onze eigen mensen is te beheren en naar wens is aan te passen."

Meer weten over hoe we een intranet website maken?
Bas van Esch Bas van Esch Planbureau voor de Leefomgeving

Planbureau voor de Leefomgeving is een onderdeel van het ministerie van Infrastructuur en Milieu. Als onafhankelijk onderzoeksinstituut geven ze advies op het gebied van milieu, natuur en ruimte. De organisatie bestaat uit 200 medewerkers waaronder voornamelijk academici zoals biologen, economen en natuurkundigen.

PBL vroeg ons te helpen bij het moderniseren van hun intranet. Dit was opgezet met Drupal 5 en bestond uit veel op maat geprogrammeerde uitbreidingen. Hierdoor waren de voordelen die open source biedt (denk aan onafhankelijkheid, flexibiliteit, kostenreductie) verloren gegaan en wilde de projectleiding binnen PBL een 100% open source-website die toch zo dicht mogelijk bij hun ideale intranetwebsite kwam.

De overgang naar Drupal 7 moest daarnaast ook zorgen voor allerlei verbeteringen. Verbeteringen die een dergelijke upgrade al automatisch met zich meeneemt maar ook op het gebied van content aan elkaar relateren, een betere indeling van de content en tal van andere verbeterslagen om content sneller te vinden.

Mobiel intranet

Ook al is het intranet van PBL uitsluitend te bereiken via het eigen netwerk, toch was er de wens om ook via mobiele apparaten zoals tablets en smartphones, de website goed te kunnen gebruiken. Veel medewerkers werken dagelijks op hun tablet en smartphone, vandaar dat we de website responsive hebben gemaakt zodat de website meeschaalt met de grootte van de browser.

Migreren van Drupal 5 naar Drupal 7

PBL had een Drupal 5 omgeving met duizenden contentitems die allemaal mee moesten naar de Drupal 7 omgeving. Op zich al een flinke klus omdat de database-structuur van de Drupalversies verschillen. Maar de structuur ging ook qua content flink op de schop. Eigenlijk waren er te veel contenttypes in de afgelopen jaren aangemaakt en was het snel duidelijk dat dit simpeler en efficiënter kon. Samen met PBL zijn we op zoek gegaan naar de contenttypes die veel overeenkomst hadden om zoveel mogelijk samen te voegen. Dit leverde een overzichtelijkere website op, maar zorgde wel voor een lastig migratietraject waar we verschillende contenttypes bij elkaar moesten voegen.

Notificaties en je eigen homepage

Bij het oude intranet van PBL kreeg de projectleiding door de gebruikers vooral als klacht te horen dat er te veel nieuws, meldingen en artikelen geplaatst werden die niet voor iedereen interessant zijn. Om deze gebruikers tegemoet te komen hebben we een techniek ingebouwd om de homepage naar wens aan te passen. Wil je geen artikelen zien over het onderwerp ‘milieu’? Dan zet je die uit. 

Bepaalde blokken op de homepage zijn niet uit te zetten om er voor te zorgen dat wanneer de redactie artikelen plaatst die iedereen moet zien, zij die ook daadwerkelijk te zien krijgen.

Omdat niet iedereen de hele dag op het intranet zit hebben we ook een techniek ingebouwd zodat gebruikers zich kunnen abonneren op updates van bepaalde categorieën. Hierbij kunnen de gebruikers aangeven of ze direct een melding willen ontvangen als er iets nieuws is geplaatst binnen deze categorie, of dat ze eens per week een verzameling willen ontvangen.

Vergadermodule

Een van de meer specifieke onderdelen binnen het intranet is een vergadermodule. In feite is het een mix van verschillende open source-modules die het samen mogelijk maken om aantekeningen te maken tijdens vergaderingen, deze te koppelen aan vergaderpunten, waardoor direct actiepunten ontstaan.

Gekoppeld smoelenboek

PBL heeft een eigen in huis geprogrammeerd smoelenboeksysteem. Hierbinnen worden tal van medewerkergegevens bijgehouden door de medewerkers van PBL zelf. Om de informatie die binnen dit smoelenboeksysteem zit via het intranet bereikbaar te maken, hebben we een API-koppeling gemaakt tussen beide systemen. 

Apache Solr

Om het zoeken binnen Pebbles nog beter te maken hebben we Apache Solr geïnstalleerd en gekoppeld aan de Drupalwebsite. Apache Solr is een krachtige Java-applicatie gemaakt om te zoeken in databases. Als we een auto zoeken op autotrack.nl of een huis op funda.nl dan gebruiken we ook Apache Solr. Apache Solr voedt de website razendsnel met de juiste zoekresultaten en laat deze binnen de website zien.

Factsheet
Oplossing(en)

Vergelijkbare projecten

Mensen die wachten op een station.

Leren en Werken is een project van het UWV waarbij een paar honderd professionals, verspreid over Nederland, met elkaar werken. Via de website delen ze kennis en houden ze elkaar op de hoogte.

"De bezoekersaantallen zijn toegenomen en de kennisdeling wordt als zeer prettig ervaren." Silvia Pankras UWV