In dit artikel wil ik uiteenzetten waarom het zo belangrijk is om een website beheer (ook wel webmaster genoemd) binnen een organisatie te hebben. 

Een webmaster is noodzakelijk om een nieuwe website na oplevering succesvol te laten worden.

Waarom een webmaster?

Het is zover. Na maandenlang zwoegen is de nieuwe website online. Wij hebben een mooi ontwerp gemaakt en omgezet naar een functionele website en de opdrachtgever heeft ervoor gezorgd dat alle de content netjes in de nieuwe website zit. En dan?

Het komt vaak genoeg voor dat de verantwoordelijkheden van het onderhouden van de website neergelegd worden bij iemand die daar eigenlijk helemaal geen tijd voor heeft. Zoals bijvoorbeeld de marketing manager of in sommige gevallen is het zelfs de directeur die deze taak op zich neemt. 

Als er niet genoeg tijd en energie aan de website wordt besteed dan is het verval al snel zichtbaar. Er wordt geen nieuwe content geplaatst, het CMS raakt verouderd door achterstallige updates en de website zakt steeds verder in de resultaten van zoekmachines.

Ik ben daarom van mening dat het noodzakelijk is om een website beheerder binnen een organisatie te hebben die minimaal twee dagen per week tijd kan vrij maken voor de website.  Dit kan iemand zijn die hier speciaal (part-time) voor wordt aangenomen of iemand binnen de organisatie die extra gaat werken om deze twee dagen vrij te maken. Dit zorgt ervoor dat er iedere week iemand binnen de organisatie actief bezig is met de website. 

Taken van een webmaster

Wanneer je op zoek gaat naar iemand binnen de organisatie of wanneer je iemand speciaal voor de website gaat inhuren is het verstandig om een lijst met taken te definiëren. Wat mij betreft moet een webmaster minimaal het volgende kunnen:

• Het plaatsen van nieuwe content (nieuws, referenties, case studies) in het desbetreffende CMS (Joomla, Drupal of Wordpress) dat gebruikt wordt.
• Het up to date houden van het CMS - Dit betekent niet dat de webmaster zelf het CMS hoeft te updaten maar hij of zij moet wel weten wanneer dit noodzakelijk is. De webmaster kan dan opdracht geven aan een externe partij om de update uit te voeren.
• Het up to date houden van gebruikte plugins binnen het CMS - Hier geldt hetzelfde verhaal als hierboven. De webmaster moet om kunnen gaan met de gebruikte plugins in het CMS. Denk hierbij bijvoorbeeld aan het toevoegen van velden in een formulier of aanpassingen doen in een plugin die het vertalen van de website mogelijk maakt.
• Een basiskennis van SEO - De webmaster moet zelf in staat zijn de positie van de website in de resultaten van de zoekmachines constant te verbeteren. Wanneer iemand het bovenstaande takenlijst vlekkeloos kan uitvoeren heb je de ideale webmaster gevonden. 

Voordelen van een webmaster

• De website blijft levendig. Het plaatsen van nieuwe content heeft een positief effect op de bezoekers (zij blijven terugkeren omdat er telkens iets nieuws te zien is) en zoekmachines (websites die regelmatig hun content updaten zijn nu eenmaal interessanter).
• Het CMS dat gebruikt wordt blijft up to date. Dit geldt ook voor de geïnstalleerde plugins. Dit voorkomt dat de website onstabiel en onveilig wordt. Een verouderd CMS is veel gevoeliger voor aanvallen van hackers.
• Het bespaart kosten omdat elke wijziging of aanpassing in de website niet direct uitbesteed hoeft te worden aan een externe partij. Veel simpele dingen kunnen door de webmaster gedaan worden.
• Door de basiskennis van SEO van de webmaster wordt er continue aan de website gesleuteld zodat deze beter wordt gevonden door zoekmachines én door potentiële klanten.

Tot slot 

Het inhuren/benoemen van een webmaster lijkt een pittige investering. Iemand die twee dagen bezig is met de website kost nu eenmaal geld. Maar wanneer je website een van de belangrijkste tools is om nieuwe klanten binnen te halen zal de webmaster zichzelf met gemak terug betalen. Denk daarom bij de ontwikkeling van een nieuwe website goed na over het belang en het benoemen van een beheerder.

Heb je nog aanvullingen op mijn artikel of ben je het op sommige punten niet met mij eens? Laat het mij weten in het commentaar!